青道观点:从礼堂式会议室使用率下降说起

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到会议中心去做调研,你会看到一种特别现象:一方面听到管理人员抱怨会议室不够用,另一方面又看到礼堂式会议室,或者叫固定座位式会议室、阶梯式会议室,几乎派不上用场。为什么人们不愿意使用固定座位式会议室呢?为什么听讲座、看演出、看比赛没问题,坐在礼堂里开会为什么就不行了呢?

记得多年前国内一家知名会议中心刚开业,我们在其中的阶梯式会议室里举办了一个旅游行业的活动。会议室装饰设计很漂亮,设施质量也很不错,照理说应该是一个开会的好地方。可会议还没开完,有些嘉宾就开始抱怨说,这样的会议室不好,坐时间长了很不舒服。这让我和会议中心的负责人不知如何是好。自那之后,再选会议室,就会尽量避免这种固定座位式的。至于那个阶梯会议室,据了解,始终是该会议中心里使用率最低的一个。

有了现实的案例和数据做支撑,后来给会议中心规划设计提建议,我都会告诉他们,除非目的明确——为了举办两会或者其它类型的专门会议,一定要设立固定座位的会议室,否则就不再规划类似的会议空间。事实也正如人们所料,在这些年新建的会议中心、会展中心设施中,一般性用途的阶梯式会议室就少多了。

与中国的情况不同的是,欧美国家的人好像对礼堂式会议室有着某种程度的偏爱。不管是在老的还是新建的会议设施中,一个标志性的大型礼堂式的会议室总是不可或缺的。实际上,进入本世纪以来,欧美会议业界的很多人,一直在劝说会议中心的规划者,应该多建可灵活分割的会议空间,而不是固定座位式的。可实际情况并没有太大的改变。理由很简单,固定座位式的会议室一直有着不错的出租率。我也与国外的同行做过交流,他们说,可灵活分割的会议室当然很好,用起来很方便,可礼堂式的会议室也有其明显的优势。说也是,看看美国的协会类年会,尤其是它们的全体会议,很多时候都是在礼堂式会议大厅举办的。大家都熟悉的美国知名会议品牌——TED,从创办到现在,都倾向于选择阶梯式的会议空间。

相对于平板式可分割的会议空间,礼堂的历史要长的多。看演出、看电影、看比赛,用它;大学里上课、听讲座用它;举办正式会议,尤其是政府会议,人们也用它。礼堂作为活动空间的优势是显而易见的:视觉效果好——从每个位置都能直接看到舞台及舞台上的人;声学条件优越——每一个人都能听到舞台上传递出的各种声音;灯光条件好——不仅舞台上的灯光可以单独控制,观众区域的灯光也可以进行多种方式的调节;舞台是专业的,演出、开会都没问题,一般用不着临时搭建。还需要一提的是,舞台旁边通常都有专用的嘉宾室、化妆间、设备间等,很方便;相对于平板式会议室,同样面积的礼堂空间,一般可以容纳更多的人;再就是,对于管理者而言,礼堂的日常打理成本比平板式会议室也要相对低一些。总之,礼堂的优势是很多的。

为什么礼堂作为会议空间在我国使用的人很少呢?主要原因有:

一是从场地特点看,礼堂式会议空间有自己的局限性。

第一,座位数是固定的,多了坐不下,少了,显得太空——至少得占满三分之二。这就有了局限性,举办会议,参会者人数与会议室的座位数,可丁可卯的几率不是很大;
第二,座位固定,而且有些设计不太合理,坐时间长了不舒服。不像可移动的座位,坐一会儿,可以换个角度;
第三,
大部分固定座位前后左右的间距都不够大,左右胳膊时常与邻居“打架”。一旦有人进出,坐着的人很多时候还要站起来避让;
第四,大部分礼堂式会议室或者没有投影仪、LED,或者很是老旧。要保证会议质量,通常都得重新搭建LED屏幕;

第五,礼堂式会议室大多都没有桌子台面,无法存放水杯、会议材料、名卡等。一句话,会议策划人觉得在礼堂里开会受限太多。

二是从投资回报、空间使用率等方面分析,投资者、运营管理者觉得礼堂式会议室不划算。

第一,礼堂式会议室,尤其是面积大一些的——超过三百个座位,投资金额、占有空间都比平板式会议室要大。舞台、设备、视听、灯光等,要求相对都比较高。从层高上看,礼堂式会议室通常会占有1.5-2.5层的平面空间;
第二,礼堂式会议室的出租率太低,大约只是相等面积平板会议室的5-10%。即便是在西方国家,礼堂式会议室的出租率也比平板式会议室低得多。这对于那些总觉得中大型会议室不够用的会议中心、会展中心来说,的确有点不划算。

三是与会议的互动性需求增加有关。

礼堂作为单项信息传递的空间,具有独特的优势。也就是说,舞台及舞台上的人是信息的全部来源,空间里的其它人只是“听众”、“观众”,相互间不需要太多互动。看演出、看电影、听讲座、参加政府的会议等,都属于这一类。可是现在的很多会议都需要互动,包括台上台下互动、台下与台下互动、场地内与场地外互动等等。你会发现,很多会议都是圆桌式的,以便于互动;舞台的搭建越来越富有创意,灯光、音响也日趋具有沉浸性、体验性特征;会场两边及后部,通常会摆放各种展台、展架、茶水台等。而这些条件,礼堂空间都很难满足。

四是选择余地增大也是因素之一。

中国各地平板式可分割的大型会议空间出现的时间并不长,大约也就十几年的时间。在那以前,举办大型会议,包括政府会议、企业会议、协会会议等,一般都得选择礼堂。现在就不一样了,会议中心、会展中心到处都是,里面的平板式会议空间,从几十平方米到上万平方米,根据自己的需要进行分割。会议舞台、会场台型可以尽情创意。平板式会议室的这些优势,显然是固定模式的礼堂式会议室不好相比的。

说了这么多,绝不意味着礼堂将会从会议市场上消失。这两年到各地做调研发现,人们到剧院里举办会议、活动的情况越来越多。南方一个省会城市的大剧院,每年可以举办上百场会议、活动,这个数量与其举办的各种演出基本相当。为什么会出现这种情况呢?原因很简单,会议、活动市场细分化,那些带有娱乐、演出、竞赛等环节的会议及活动,很愿意选择视听条件优越的剧院,比如年会、表彰会、歌唱及舞蹈竞赛等。

有一种情况值得一提:国外很多酒店、度假村、会议中心、培训中心等,通常会有一两个中小型的阶梯式会议室,座位数从几十个到一百多个。这类会议室外部风景漂亮,内部设计时尚,座位宽大舒服,会议室地面的前后高差不是很大,大多配备有最新的投影仪或LED,有的还有温和的自然光及大片的绿色植物。在这里面开会,显然十分惬意。

看来,简单地说“礼堂式会议室没用了”是不够的。经济在发展,社会在进步,人们需要的是更具体验性、舒适性、科技感的会议空间。有时候,多上几个台阶,或者让台阶自动升降,或许更受欢迎。


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