青道观点:会议室应该具备的十项设施

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我们的工作已经越来越多地与各种技术、设备联系在一起了,作为工作有机组成部分的会议无论如何都不能成为例外。一直以来,会议策划人在挑选会议室的时候,主要关心的是空间大小、容纳人数、台型、投影仪流明等。现在看来,只是这些显然是不够的。最近一篇署名为Arunima的文章,列举了策划人挑选会议室时需要关注的十个与设施相关的事项,具有很好的参考价值。   

一是Smart Board/Projection Screen——智慧化显示屏或投影屏。
挑选会议场地的时候,确信会议室配备有显示屏或投影屏,而且屏幕需要具备多点触控、鼠标悬停等智慧化功能。

二是Image Source——图像源。

具有这种功能可以使参会者之间形成更多互动,工作起来也会更加灵活,比如外接打印机等。

三是Wi-Fi——无线宽带。

这种功能是目前会议的必需功能。记住,是高速宽带。人们需要借助高速宽带来开展更多协同性工作。

四是Good quality Audio Equipment——高质量音频设备。

举办会议的时候,你会用到环绕立体声系统、麦克等高质量的音频设备,以获得更好的交流效果。如果你的会议超过100人,你需要好的音频设施将各类信息有效传递给每一位参会者。在会议开始之前,一定要全面检查音频系统。

五是A Proper Seating Arrangement——恰当的台型。

根据你的会议的具体需求,可以选择多种台型——U型、董事会型、空心广场型(Hollow Square)或教室型。不管哪种台型,桌子总是需要的。

六是Video Conferencing System——视频会议系统。

很多时候,你在会议中需要进行国际连线,开展跨区域实时交流。这时候,视频会议系统就是不可缺少的了。高速宽带+视频会议系统,举办在线会议的条件就基本具备了。为了节省差旅费用,企业经常举办在线会议。

七是Digital Projectors——数字投影仪。

投影仪自从它诞生以来,已经更新了N多代了。新一代投影仪具备投射出3D形象的功能,使得参会者学习起来更容易。   

八是It should be at anAccessible Location——可通达性好。

选择一个通达情况好、容易识别的场所举办会议,这样参会者可以很简单地从机场、车站到达。如果需要住宿,客房设施也要有。  

 九是FullyAir-conditioned——可以完全调控的空调。

一个可以根据需要进行调整的空调是非常有必要的,毕竟你希望参会者在一个温度适宜的空间里开会。除此之外,灯光、通风等也很重要,明亮的环境、清新的空气,会给你的会议成功举办增添分数。   

十是Tea Room/CommonRoom——茶歇室或休息室。

人们都希望在开了半天会议之后放松一下。这时候,相邻区域有一个茶歇室、休息室就显得很有用了。挑选会议场所的时候,这一点很重要,参会者对你的安排一定会赞赏有加的。    

最后提一下,还需要AnEfficient Staff——高效的服务人员很显然,只有设施是不够的,恰当数量的、勤快的服务人员也是必不可少的。常规服务,普通服务人员就可以,而项目负责人最好有过此类会议的服务经验。

附图片:



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