青道观点:会议大使计划

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 从全球范围看,“会议大使计划”(The Conference Ambassador Programme, CAP),很可能就是“会议”这个不大的产业中最有影响力的“计划”之一。西方国家的会议城市为什么会借用“大使”这个外交词汇,以及谁是第一家使用的,都很难考证。但在我看来,使用人们既熟悉又有一些神秘感的“大使”来为城市发展服务,以放大会议产业的大众传播效应,应该是一个不错的选择。不过从国际知名城市推行“会议大使计划”的实践来看,城市聘请的“会议大使”,还真有点像一个国家派驻到另外一个国家的“大使”,因为都需要完成某一项使命。只不过外交“大使”的派驻地是“国家”,而“会议大使”的“派驻地”则是“国际协会”。还好,“会议大使”只是“聘请”,不用真的“派驻”。

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为什么各个城市会费尽周折搞“会议大使计划”呢?这就跟国际会议申办和引进的复杂性有关。

“会议大使计划”的目标就是引进国际协会会议。与国内会议相比,申办、引进国际协会会议至少多出下列麻烦:一是主办者大多在境外,而且分散在许多国家,登门拜访难度极大;二是国际协会基本上都是全球知名的行业性或专业性组织,每一家都有一套成熟的运营管理制度,包括国际会议的申办程序等;三是包括会员在内的“内部人”才有资格去申办,而会议产业链的成员大多数都被排除在外。

尽管申办、引进国际会议的程序比较复杂,但数十年来,世界知名城市都在使尽浑身解数,以争取更多国际会议来到本地。其中的原因倒是不复杂:国际会议对于国家、城市的价值足够大。既然申办国际会议需要“内部人”,那就在内部找到一个合适的“对象”,并把他发展成“自己人”。这个“自己人”有一个漂亮的名称,就是“会议大使”。实践表明, “会议大使计划”还真管用。所以,这个计划才会从欧洲、北美,走到亚太、拉美和非洲,从境外走到了中国境内。

“会议大使”与我国一些城市聘请的“会议顾问”有所不同,“会议大使”的指向很清楚,那就是想办法影响自己所在协会或机构的国际会议,使其来到聘任你的城市。“会议顾问”更多的是名誉上的,不用承担某项具体责任。

国外“会议大使计划”的聘任对象大致分为两大类,一类是仅限于国际协会的重要成员,目标是影响该协会的国际会议;另一类则相对宽泛一些,除了包括第一类之外,也包括其他类型的国际性会议、国际性活动的主要负责人。从公布的资料看,新加坡会展局的“会议大使计划”属于前者,它们到目前为止已聘任了52位成员。迪拜会议局的“大使计划”则属于后者,目前聘任的有340人。

国内城市目前执行“会议大使计划”的城市是上海和杭州,上海“会议大使”的人数目前超过一百一十人,而杭州的则是五十多人。

很多人都关心“会议大使计划”执行的效果,这很可以理解。以下几点可以肯定:第一,“会议大使计划”是实践证明了的有效的国际会议引进方式,因为它指向性强,成功概率高;第二,由于国际会议申办的复杂性,并非所有的“大使”都能够如愿以偿;第三,与其它方式相比,采用“会议大使计划”引进国际会议的综合效果更好,包括它的传播意义等。

谁愿意成为某个城市的“会议大使”呢?可以肯定,并非所有人都愿意为某一个城市去“效劳”,尤其是知名人士。换句话说,潜在的受聘者一定要与这个城市有某种关联——在该城市工作、在该城市出生,在 或与该城市有着某种业务联络及情感纽带等。聘任“会议大使”并不是一件很容易的事情,先不说成为“会议大使”并没有多少物质利益,主要是因为几乎所有潜在人选,都是某一个行业或者领域的佼佼者,工作繁忙是其基本特征。还有,申办国际会议是一项费时费力的事情,即便城市愿意提供各种支持,“大使”要做的工作仍就很多。

为什么“会议大使计划”起源于西方、盛行于西方?发展会议产业是一项系统工程,而完成这项“系统工程”,就需要一个系统化的工作部门。在发达国家和地区,这个部门叫“会议与旅游局”(CVB),或者“会议局”(CB)。CVB或者CB,既可以是政府性机构,也可以是外包性的民营机构。不管它是什么性质的,它发挥的作用则是一致的。它应该为“会议大使”提供的服务主要有:竞标协助、场所支持、政府服务,以及文化及旅游资源、会议策划及执行工具等方面的协助等。谈到“会议大使计划”的执行效果,如果没有强有力的支持体系,想要取得很好的效果是很难的。

中国社会经济正处于快速发展阶段,城市之间的竞争也日趋激烈。在这种情况下,人们对于国际会议的诉求势必日益增强。在引进国际会议的策略方面,学习发达国家和地区的包括“会议大使计划”在内的有效方式,显然是必要而且有益的。不过需要提醒的是,最好是按照“会议大使计划”应有的思路和方式来操作,否则又会把这个计划变成一个新的走过程的工具。

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