青道观点:跟着ICCA年会学社交

分享到微信

扫一扫,直接在手机上打开

微信图片_20191105160332.jpg第58届ICCA年会

在休斯敦举办的第58届ICCA年会上,第一个正式活动是针对“First Timer”(首次参会者)的。在这次会议上,主持人采访了现场的First Timers,问他们为什么来参加ICCA年会。绝大部分人的回答是“认识更多业内的人”,然后是“学习更多专业知识”。ICCA年会是一场综合性的行业活动,其价值应该是多方面的,但在各种价值中,“社交”(socialize)是最重要的之一。

在现实工作当中,无论是想要开展业务,还是做好手头的工作,你都需要结识更多专业或者行业内的人。怎么做到这一点呢?效率最高的方式就是参加该专业或行业的会议。

在会议中开展社交主要有两种途径,一是参加专门的社交性活动,比如交易会、洽谈会、酒会、午(早)餐会、沙龙、见面会等;另一个就是利用会议中的各种机会与更多的人相识,包括正式的论坛、分组会、讨论会等。

微信图片_20191105160339.jpg

会议社交应该是存在中西差异的,不管这种差异是由文化特性造就的,还是由社会经济发展水平导致的。长时间从事会议策划及组织工作的人会发现,随着中国社会经济发展水平的不断提高,中国人在会议中社交的主动性比以往有了很大程度的提高。很显然,这与经济地位提高后国人的文化自信增加有关。然而与那些被称为“社交动物”的西方人相比,中国人总体内敛的特性在会议中还是会明显表现出来。仔细观察ICCA年会的社交活动你会发现,其中最为积极的就是典型的西方人,其次是那些来自受西方文化影响较大的国家,最后才是中国以及受中华文化影响深远的国家和地区。

可能是因为以上原因,在会议社交方面,我国的参会者更喜欢社交指向性比较强的活动。而西方人则有所不同,他们虽然也喜欢专门的对接会、洽谈会,但他们似乎天生就有能力将所有面对面机会变成社交活动。了解了西方人的这种特点你就不难理解,为什么西方人在酒会上可以端着一杯红酒站着说上几个小时,而兴致不减。可在中国的宴会或酒会上,绝大部分参会者更喜欢坐下来,安安静静地享受美食。

西方人的这种社交特性好像也不是天生的——或许与刻意塑造有关。参加ICCA年会最大的感受之一,就是社交无处不在。

ICCA年会的“社交”,大致分为以下两个方面:

第一,社交设计。在我看来,ICCA年会就像是一场专门的社交活动,不管是在会场内、会场外,还是在正式的会议现场、气氛热烈的晚间Party。

1,会议序厅的社交布置。在ICCA年会举行的几天时间里,主会场外侧的序厅更像是社交的主战场,那里始终都有很多人在交流、互动,包括会前、会中和会后。序厅的社交气氛之所以如此浓厚,与主办方的有意安排有关。序厅的一侧是“ICCA之角”,那里有沙发、椅子、桌子,你可以约人到这里来,一边喝咖啡一边交流。序厅里更多的空间是茶歇交流区,除了常设的咖啡、红茶等饮品及高脚桌之外,还有几家赞助商在那里设台,为大家提供咖啡、礼物等。在我看来,ICCA年会主会场的序厅在会议期间始终都是人流最为集中的地方,与主办方选择合适的会议场地有直接关系——大会场、中会场都集中在一个楼层。

2,有利于社交的台型设置。ICCA年会主会场的台型是圆桌式的,无论是举行开幕会议,还是举行专场活动、午餐会、宴会等,都采用同一台型。有些分论坛和分组活动,也是圆桌式的。这种台型的最大特点就是便于交流。大家坐在一张圆桌上,打个招呼,换个名片,很是方便。

3,把晚餐变成休闲娱乐+社交的专题活动。ICCA年会期间,每晚都有一场别开生面的主题餐饮活动。第一天的晚会叫“ICCA Houston Kick-off Party”,在万豪酒店的游泳池畔;第二天的叫“Cat Night@The Rustic”,在一个叫做The Rustic的地方举行;第三天的是“farewell Party-The Halloween Party”,就在会展中心的广场上。

4,鼓励在线社交。在西方国家举办会议,主办方同时开通几个主要的社交媒体——Linked-in、Intagram、Facebook、Twitter等,鼓励大家开展在线社交,是一定要做的事情。ICCA年会还有自己的APP,除了了解最新日程之外,参会者还可以在留言板上留言,与你想要认识的人预约见面。

第二,专场“社交”活动。ICCA年会的“First Timer”,差不多就是一场专门的社交活动。对于大多数第一次参加ICCA年会的人来说,要想认识更多的人,就从这个会议开始。“First Timer”的主要安排包括:

1,分组——社交的基本单元。报名参加“First Timer”活动的参会者,会被分成若干个小组,每组6个人,每个小组都有一位资深的ICCA会员做组长。会场里,每个小组呈U字形围坐在一起,面朝会场舞台方向。

2,教你做社交。“社交议程的第一步是小组内部交流,相互认识,互换名片。组长会给每人发一张由本次会议主持人签名的卡片,然后介绍ICCA年会主要活动的大致情况,并表示愿意为大家做向导;第二步是每人轮流做自我介绍,并说明自己为什么来参加ICCA年会;第三步是与相邻小组的成员认识;第四步是每人发一个彩色的丝巾,让大家以自己喜欢的方式系在身上的某个位置。你当然可以借此机会发一下社交媒体,而这正是策划人希望看见的;第五步是做放松训练。主持人让大家起身,把椅子移到会议室的两侧,然后跟着专业人员一起做放松运动;最后是舞蹈时间——大家在专业人员的指导下一起跳舞,“First Timer”活动随即达到高潮。

微信图片_20191105160343.jpg

“First Timer”活动的价值很明显,即便你在之前一个人都不认识,通过这次活动,你至少可以认识ICCA family(ICCA家庭)里面的五六个人。在这个会议上,你从此不再孤单。

一位资深ICCA会员说,如果比较积极,你至少可以在ICCA年会上结识二三十位新朋友,顺便与二三十位老相识叙叙旧。回想一下参加ICCA年会的经历,我觉得他说的很对。

仅从以上分析就可以看出,不管我们的科技进步有多快,经济发展水平有多高,我们需要向发达国家学习的东西仍有很多,其中之一就是会议活动的策划及运营管理。


意见反馈

我们倾听您的声音

请留下联系方式,以便及时与您联系!

邮箱
手机
提交
返回 顶部
意见 反馈
关注会链接
一个全新的会议资源采购平台