青道观点:中国会议采购的困境

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我们所说的会议采购,至少有两个方面的含义,一是有专业从事会议、奖励旅游及活动采购的机构或者人员;二是按照一定的规则和程序进行采购。在中国,符合这两条的机构很少。也就是说,兼职策划会议、寻找会场及服务的人很多,而把这当成职业的人却很少。这一点与西方发达国家差异很大。为什么这么大的国家,这么大的市场,各种企业、机构不计其数,可专门安排一两个人来做会议策划、会议采购这件事就这么难?

先说政府会议市场。政府会议作为会议市场的一个组成部分,虽然占比不大,消费也受限,但也是我国本土四星级、五星级酒店收入的主要来源之一。政府部门虽然开会不少,但做会议的人却都是兼职的。

再说协会会议市场。从体量上看,协会会议市场仅次于企业会议市场,位列第二。由于各种原因,中国协会类机构,尤其是全国性协会类机构,与西方意义上的“协会”有着很大差异。中国协会类机构由于受制因素过多,在会议运营管理及服务的多个方面,很难充分发挥作用。即便是在所谓的“脱钩”之后,情况也不会有大改观。在现有机制下,职业协会会议策划人、采购人成长的空间有限。

最后是企业会议市场。企业会议市场大致分为会议、奖励旅游与活动三个部分。企业会奖活动市场占中国目前高端市场九成左右的份额。

综合分析,影响企业会议采购方式的主要因素有:

行业特征:不同行业对于会议的需求有很大差异。会议需求较大的行业有:医药、汽车、快消、互联网与IT、金融、奢侈品等。通常情况下,这类企业会拿出营业收入的2-5%用于会议、奖励旅游、活动等。会奖活动在这些行业的发展中扮演着重要角色,故而相关企业才愿意在会奖活动的采购、运营管理就服务方面等投入更多财力、人力。中国会奖行业能够发展到今天,在很大程度上得益于这些行业的支持。

企业规模:一般而言,在同一个行业内,中小企业的会议数量相对比较少, 花费也相对比较低。相反,中大型企业在会议方面的投入占比相对更高。

企业性质:虽然从理论上讲,会议活动是企业运营管理的主要手段之一,所以没有企业可以离开会议而生存。也就是说,企业性质与会议采购方式并没有直接关联。但在现阶段的中国,企业性质与会议采购方式的关系很密切。中国企业大致分为外企、国企、民企三大块儿,其中对会议市场贡献最大的是外企,其次是那些具有一定国际化特征的民企,最后是国企。

为什么是这样的呢?在相同行业内,一个企业采用何种会议运营管理模式,与企业管理者对于会议价值的认识有直接关系。国际品牌企业最早认识到了会议的价值,因而更愿意在会奖活动方面投入;中国民营企业总体上还处于发展的初期阶段,对于会议价值的认识还有待于提高,因而在这方面的投入更少。好消息是,更多民营企业已经具有国际化思维,开始积极主动地应用会议活动工具,推动企业快速发展,比如华为、阿里、腾讯、联想、小米等;由于体制方面的原因,国有企业很难把会议的作用提升到很高的程度,因而在国企中不容易看见专门的会议采购部门或职位。

从目前的情况看,规模较大的医药、汽车、快消、互联网与IT、金融、奢侈品等行业的国际品牌企业是中国会议市场采购的主体,其次是这些行业规模较大的、具有国际化理念的民营企业。国企的个头很大,占GDP的份额也很高,但对于中国会议活动市场的贡献却最小。

目前中国会议采购模式及其特点会带来不利的后果:

第一是不利于提升协会、企业的运营管理能力和市场竞争力。有人说,要想了解一个机构的运营管理能力和市场竞争力情况,参加一次由它主办的会议就清楚了。这话一点都没错。假如一个行业组织、一个学术团体举办的会议松松垮垮,与该行业或者领域的最高水平相去甚远,那基本上就可以断定该机构的运营管理水平不高。企业也一样——参加阿里举办的活动你就会感觉到,这个企业活力四射,吸引力巨大。

第二是不利于中国会议产业向着更高层次发展。与美国相比,中国GDP是美国的三分之二,可中国会议产业的主要数据可能连美国的三分之一都不到。以协会会议为例,美国协会类机构举办的年会约13700个,平均规模将近1500人。可根据《会议》杂志的调查,中国协会类会议的相关数据恐怕只是美国的五分之一到三分之一。企业会议活动市场也大致相同。

这样一个结果显然对于会议产业发展很不利。会议采购,从某种意义上说就是对会议进行集中管理。对于会议进行集中管理,可以提升采购的质量与效率,提高会议活动在一个机构内部的集中度,增强会议运营管理及服务的专业性,降低会议活动运作成本,减少会议采购中的灰色部分,等等。会议集中采购不仅对会议组织机构有利,对于会议产业的发展也有很大的促进作用。我国会议市场看起来很大,但却十分分散。因而从产业发展角度看,专业化程度低,总体竞争力不高。

会议产业是社会经济发展程度的一个缩影:一个国家社团组织高效运行,企业国际市场竞争力很强,它的会议市场、会议产业也一定会蒸蒸日上。

希望中国会议产业在国际舞台上具有很强竞争力的那一天早日到来。

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