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【青道观点】关于会议与会议的定义

2019-01-15 来源 会链接 作者 王青道
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我们经常会说,会议是“人们面对面交流的工具”。笼统来看,这个说法应该没有太大问题,可当我们尝试给“会议”一个正式定义的时候,很快会发现它的含义远比我们想象的要复杂得多。

英语中meeting的基本意思是“见面”,是meet“见面”的名词形式,至于延伸到现代社会学、统计学意义上的“会议”,都是后来附加的。相对而言,汉语中的“会议”更接近于会议的本质,它不仅要“见面”,还要“商议”、“讨论”。也可能是由于meeting这个词的局限性方面的原因,英语中后来又进化出了多个“会议”相关的词汇,而这些词汇中关于“会议”的专业性、正式性等含义,就是汉语“会议”所不能及的了。比如:conference(专业会议、正式会议)、convention、congress(大会、年会)、seminar(研讨会)等。现代意义上的“会议”及其相关的会议市场、会议产业起源于西方国家并在西方国家发扬光大这件事情,仅从“会议”相关词汇的进化就能够看出一些端倪。

不过,人们“见面并商议”的行为绝不是西方人的发明,任何一个社会群体,都会做“见面并商议”之类的事情,因为这既是人类社会的一种基本活动方式,也是人类作为一种社会性动物生存和发展所必备的一种基本能力。所以,只要有了定居了的人群,有了村落、集镇,“见面并商议”类似的事情就开始发生了。

然而只是有了“见面并商议”的行为就成了现代意义上的“会议”了吗?这就涉及到了“会议”的定义问题。人们在田间地头、餐桌上,甚至在一起走路的时候,都可以“见面并商议”事情,但这与现在所说的“会议”还有一定的距离。综合来看,一个现代意义上的“会议”至少应该具备以下几个方面的特点:

它是人群的聚集;

   它是一种有目的的社会活动,因此它需要有目标;

   它是一种有组织的人类活动,所以需要有组织者(或者叫召集人)。组织者可以是机构,也可以是个人;

   它是一种需要多方(两方或以上)参与互动才可以实现目标的社会活动,因此除了组织者,还需要有参会者,甚至还有主持人、发言人、服务者等;

   它是一种有规则的正式活动。为了更加高效地达成目标,它需要相应的规则来约束参与者各方;

   它需要适宜的场景和仪式化环节来更好地实现会议目标。

因此,“会议”的定义应该是:一种有组织、有目的的人类群体面对面交流活动,而这种活动需要借助适宜的场景和仪式化环节来更好地达成目标。这个定义看起来有些复杂,但它的确反映了“会议”作为一种群体面对面交流方式在人类社会发展和完善过程中所扮演的重要角色。

很明显,“会议”正变得日趋复杂化,越来越远离它最初呈现出来的样子。究其原因,一方面是因为社会经济发展使得需要通过“会议”来解决的问题越来越多,而且很多问题相互交织,从而使得“会议”变得日趋复杂化;另一方面,随着“会议”专业化、产业化进程的不断深入,人类的很多生物性和社会性需求开始渗透到这种面对面交流的方式之中,从而加速了“会议”复杂化的进程。“会议”的旅游化、娱乐化、仪式化、体验化、科技化等倾向越来越明显,就是这趋势的一种体现。

除了对于“会议”的社会学解释之外,我们还可以从专业、市场视角来看“会议”的定义和价值。在这方面,世界旅游组织(UMWTO)在其发布的《会议产业经济重要性评价报告》给我们提供了很有价值的参考:

关于市场性“会议”的定义——它需要具备以下几个主要特征:

     半天(四小时)以上

     不低于十人

     在一个签约的场所举行

UNWTO的这个定义更适合用于会议市场的统计。

该报告还列举了“会议”的六个基本功能:

    学习

    讨论

    观点分享

    社交

    业务

    激励

花些精力来研究分析“会议”的含义和价值是一件很有意义的事情,它让跳出操作层面来重新审视“会议”,有机会更加深入地理解作为运营管理工具的“会议”和作为新兴产业形态的“会议”发展演进的规律,进而更加有效地把握它,使其为人类社会的进步发挥更大作用。

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