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【楚有才专栏】会议管理技术的“前台”和“后台”

2018-12-25 来源 会议圈 作者 楚有才
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很久没有写关于会议管理技术的文章了,今天难得有兴趣坚持写一篇,其实是为了坚持平均每周一篇文章的愿景。

在写文章之前,诚如标题所言,我们来看看什么是前端,什么是后端?

所谓前端也称为前台,即用户端,即为消费者服务的端口。

所谓后端也称为后台,即生产端,即为生产者服务的端口。

以餐厅举例,所谓前端的技术就是指餐厅门口、大堂、包间、卫生间等凡是消费者能够接触到的触电所使用的技术,比如,预约系统、排队取号系统、作为分配与引导、点菜与结账系统、呼叫服务系统、营销与优惠、满意度与客服等技术,其核心是以消费者为中心。

同样以餐厅举例,所谓后台技术是指原材料的采购、库存管理、秘方与配料研制、烹饪技术、配菜与配料、物流、清洁、卫生等技术,其核心是以生产者为中心。当然,也有二者结合的系统,及前台的点餐和后端的配料、加工与配送打通的信息系统(开餐行业应用得最广泛)。

再看看我们对前端和后端的认知差异:

总体感觉,国内的企业,任何类型的企业,一般重视前端技术,忽视后台技术,这就好比肩上挂了一个LV的包,而内裤却有很多破洞一样的感觉。

举例而言,即便是服务最好的五星级酒店,顶级餐厅,装修金碧辉煌,服务一流,技术手段非常先进,但是你去看看员工休息区,你偷偷走进后厨看看,很可能惨不忍睹。很多企业,前台漂亮,可能仓库储藏间不咋地,也是一样的道理。

为什么重视前端呢?原因很简单:其一是前端直接与客户挂钩,是一个企业的颜值和脸面之所在,必须做好。也是客户消费密切相关的,决定了客人是否愿意花钱,值得花钱。

再看看后端,后端是生产者,是幕后,不是刚需,可以缓一缓,悠着点,不那么急,可以打烊之后再整理也不迟,再加上人力成本也不高,花费几个人力也就可以了。

无独有偶,在互联网投资界,有“互联网经济学家”之称的创新工场管理合伙人汪华最近在他们的一个投资论坛上说了这么一段话:

他说,“在用户端和前端,中国的发达程度在很多方面是首屈一指,甚至是超过欧美日,包括电商、移动支付、最后一公里的物流、短视频、直播等等。但是终端和后端,跟前端的发展速度完全不匹配。支撑电商前端的制造业终端,并不是像欧美这样以集约化发展的体系在支撑。虽然中国是世界工厂,虽然中国支撑了世界上百分之六七十的产能,但是中国的工厂大部分是一两亿人民币的销售额,自动化程度或者说人均劳动生产力只是其他国家的几分之一。”

对老汪的讲法,我深以为然。那么回到会议管理技术领域看看呢。也是一样的。

三年前,我曾经在一个内部分享会议上提出了厨房端和客厅端的会议管理技术。目前,包括欧美的会议管理技术(包括最近,刘春章老师写了系列会议活动管理技术的案例文章),绝大多数都是前端技术。

那么,为什么会议管理也是重视前端技术呢?——一句话回答,那就是甲方看得见,客人看得见,甲方愿意买单。但这句话没有回答出本质,其本质问题是,客户不管你的后端是怎么实现的,只要把任务完成就好了,客户不管你用几个人,是否采用技术,他觉得那是你的事情。而作为乙方的服务方和生产方,把主要精力放在了销售、营销和现场推广运营之上,认为这是重中之重,从而忽视了后端的技术。

其实,这是一个很大的误区,我们不妨闭上眼睛想一想,一个会议的研发、生产、销售、运营的过程之中,可能绝大不分时间花费在了研发、生产,即后端上,如果不相信的话,问问一线人员,是与甲方在一起时间多还是自己在办公室的时间多?

OK,那么怎么样能把后端,即会议人的时间和经理腾出来?是一个很好的课题。因为企业采用技术的核心原因就是解放人的时间和精力(今年获得诺奖的经济学家就是研究技术的内生原因的)。

那么,为什么后端技术不重要呢?可能大多数业内人士都认为,会议的生产是一个经验活儿,熟能生巧,没办法用技术来实现。

OK,话既然说到这了,我们不妨就回到做事高效的原则是什么?——标准化。

我不排除会议的生产运营是一个及其复杂的过程,然而,只要是重复的过程和动作,都可以用标准来量化。

人工智能独角兽企业商汤科技创始人徐立曾在一次会议上分享了一个观点,他说:“如果一个流程在线下都没想清楚,是很难靠人工智能去解决的。”这句话反过来也可以这样说,只要一个线下流程能够用标准化的语言来描述,就可以转化为计算机听得懂的程序语言。也就是能够用信息管理技术来实现,来记录。

那么,什么是会议管理的后台工作,有哪些呢?

我觉得,数据挖掘技术就是会议人应该重视的技术,在前不久写过一篇文章,谈到了一家名叫Goodman Lantern的公司,就是利用数据挖掘技术帮助协会和企业办好会议的故事。比如,挖掘潜在的参会人员名单,进行自动化营销,帮助主办者定制行业咨询报告。这就是一种增长黑客技术——使用传统方法,你得需要多少人打多少电话啊?

我觉得,后台的项目管理技术就是很好的后端技术,目前,OA解决的是部分办公流程问题,很少能完成业务闭环的管理。但是如果能把会议管理系统开发出来是不是能够解放很多人力呢?

数年前,我写过一篇文章,《一个超级会议管理流程》(本文是会议圈有史以来访问量破万和转发量破千,双指标都是最高的文章)。在无数的读者之中,湖南的何劲松和他的团队,以本文为依托,进行了优化,开发了术语自己企业的一个会议管理系统。

具体而言,他把我写的会议管理的24个一级项目板块,100余个二级模块,400余个三级任务进行了信息化的开发,前后研究捉摸了一年,终于彻底打通后端的管理。同样为楚人的湖南人确实有一股人进,蛮劲儿,值得佩服。

我得知消息之后,深受鼓舞,因为楚有才只是提出了一个理论构架,任何理论构架如果不能够系统化的呈现出来,不能指导实践,顶多学术研讨而已。但是,老何依托这篇文章所开发的会议管理体系,能够开发出来,证明了任何线下的流程只要能想清楚,能够标准化就能够实现信息化管理。

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下一步,老何有两步走,就是继续丰富后台的管理技术,第二步是可视化管理,利用商务智能技术,形成视觉美化的仪表盘dashboard,可做即可见。后续,要把会议运营管理的一百多个表单全部实现信息化,小程序化,能实现分享、存储、协作。

会议运营与管理是一个复杂的领域,没有人能够干完24个模块的所有事情,即便能干完,产能也会受限。

开发的后台管理技术,能够实现会议运营的动态管理,进度管理,风险预警,财务智能建议,知识化管理,内容管理,让所有操作在电脑上完成无纸化办公,便于知识的积累、存储、统计,新员工的培训时间大大减少,甚至是fool-proof,即打开电脑,傻瓜都可以干,不懂的话打开知识库的模板,小到一个讲话稿,大到一个预算造价,都可以无师自通。

可能唯一不适应的就是一些老员工,因切换工作系统所带来的阵痛,但是一旦利用系统化思维来管理和运作会议:对于老板,可以掌握全局;对于项目经理,可以掌握风险和进度;对于入门级而言,可以像傻瓜一样执行。

汪华在他的资本投资论坛上,深深地呼了一口气,继续说道:“目前前端和后端所谓的不匹配其实都是发展的潜力。终端和后端依然有大量的效率提升空间,对整个工作来说是增长潜力,对资本来说就是投入机会。”

诚如汪华所说,2019年,中国整体的经济增长必然会放缓,但是不代表所有的行业均会等比例的放缓。很多新机会,本质上都是要通过科技效率提升来解决。谁能够在经济寒冬,提振士气,修正航向,整装待发,待到经济回暖,就能实现跨越式发展。

经济下行进入寒冬,但现实是经济永远也不会复苏,过去也不会重来,所谓的复苏只不过是涌向一个截然不同的世界,而这个新的世界还远远没有到来。(这句骇人听闻的话其实是根据丹尼尔·伯勒斯在其畅销书《理解未来的7个原则》一书中的一句话改写的,而我深以为然)

对于会议而言,新的工具和管理范式,必须要适应即将到来的变革。一是拥抱技术,二是提高用户体验(不仅仅是展商和赞助商的体验,而更是以往所忽视的观众的体验),三是数字时代的数字化的信任。

会议永远存在。因为巴别塔永远不是靠一个人建成的,这就需要沟通和协作,而这个过程需要新的技术和工具。

最后,感谢老何以行动的支持,证明了文字的魅力和价值,证明了思考的力量!这就是读者对作者最大的精神鼓舞!

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