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【境外会奖】高效全球团队会议的最佳实践

2018-09-06 来源 M&C 作者 Norm Happ;张丽娟 译
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高效全球团队会议的最佳实践

在Evernote(印象笔记公司),我管理着世界各地100多人的团队。从德克萨斯到东京,我们之间的沟通方式对我们的持续成功至关重要。对于全球或远程团队来说,我发现召开异地会议是培养团队精神、鼓励创造力和巩固同事情谊的最佳方式。异地会议为团队提供了改变无效模式及维持新沟通方式的机会,也为新团队成员提供了与世界各地同事建立关系的机会。让人们走出办公室环境可以帮助他们转变思维方式,从日常工作中抽身出来,重新与他们的主要合作伙伴和同事建立联系。

然而,如果不好好规划,异地会议可能会很棘手——并且昂贵且耗时。当团队聚集在一起时,有一个非常具体的意图和计划有助于引导事件的发展,并创造一种(相对)无压力的工作体验。

第一步是选择地点。我更倾向于选择一个我们公司有办公室的城市,这样我们就可以使用当地场地,同时减少出差和场地方面的费用。如果没有足够的办公空间来为团队创造舒适的工作环境,可以尝试Breather(网址为https://breather.com/)或WeWork(https://www.wework.com, https://www.wework.cn/#/)等采购渠道。如果你能在一个有你们公司办公室的城市举行会议,可以鼓励与会者把自己当成外来大使。来自不同地域和职能的同事肯定有很多东西要与当地同事分享,而对于当地员工来说,这是一个欢迎外地同事并与其分享当地工作产品的绝好机会。

我的领导团队约有21人,每个季度都会有一次为期两天的异地会议。会议安排的焦点倾向于指定参与者名单,参与者包括直接参与者与跨职能参与者。在我策划此类活动的这些年里,我发现参会的最佳人数是15人,而且每个人的积极参与对会议的成功至关重要。当参与人数太多时,一些人会失去公开参与的信心,而协调人的角色也变得更具挑战性。

基于每个季度,我们都有一个与年度战略和规划进程相关联的特定主题。我们下个季度的主题是战略,这是第三季度的一个标准,以确保衡量年度战略商业绩效的有效性。今年的最后一场异地会议将在第四季度举行,重点是2019年的规划。第一季度的重点是评估到目前为止的结果并调整计划,第二季度的重点是进一步调整计划。

在活动开始之前,我们会构建一个议程框架,并与核心规划团队共享。为了最大限度地发挥影响,我们会提前开发内容,与会者可以在参会之前先阅览。这种方法可以让我们在会议中把重点放在辩论和探讨上,而不是大家聚在一起看几百张PPT。

我们把会议第一天的上午用作团队建设——互相了解彼此,并回顾和反思过去的三个月。会议以“成功是什么样子?”的头脑风暴开始,会把每个人的贡献添加到一个白板上。第一天下午大家一起讨论适用于我们这部分业务的话题。随着一天的结束,整个团队来共同回顾成功的指标是很有必要的,这样可以确保你们的进程与开始期望的目标是一致的。在理想的会议中,这些信息对在场的每个人都是有益的。

我发现最有效率的会议是没有笔记本电脑的区域,我们用挂图和白板代替。我们为每位与会者提供纸质笔记本,并鼓励人们手写笔记,以避免电子干扰。把查看邮件和打电话的时间留到休息时间(你回来时会拿到自己的电脑和手机),以确保你100%地关注手头的话题。我们讨论各种话题,制定具体的行动计划,通常三分之一的时间用来回顾过去的成就和失败,三分之二的时间用来为未来做准备。如果我们离题,开始讨论一些与当天的主题无关或不适用于所有与会者的话题,我们会把它写在白板的“停车场”部分,以便再抽时间与相关的团队讨论。

在核心会议之外,我们会鼓励与当地销售、客服及支持部门代表一起“搭顺风车”,以便远程的与会者——尤其是那些来自远距离办公室的人——有机会与其他部门接触,看看他们整天都在做什么,这样可以启发灵感并激发智慧。我们曾让高管旁听销售电话,观察团队,直接听取客户反馈,并听取双方的问题。它帮助我们更好地互相分享和交流知识。我们常常只关注自己的任务和责任,其实退后一步观察其他部门的工作会有助于我们发挥自己的能力。

如果你正在管理员工并领导异地会议,那么除了见证他人完成其工作的同时,请花点时间退后一步。找一个调解人来代替你的位置,这样你就可以参与其中。这将改变团队的动态,让对话模式发生变化,它也可能会让其他人大声发言。

不过,只工作不娱乐对任何人来说都不好玩。在一天或两天的会议结束后,吃顿饭或一起玩耍是一个很好的方式,这可以让我们了解生活中真正重要的事情:家庭、旅行计划、爱好以及我们不在办公桌前时发生的其他事情。出去吃饭是结束一天工作和庆祝团队合作成果的好方法。我要确保每个人都能和他们不需要共事的人坐在一起,进行独特的谈话。摇一摇,如果可以的话——我们已经看到保龄球、斧头投掷或即兴喜剧类课程可以让人们心情愉悦,建立更深的联系,并将每个人推离自己的舒适区。

在异地会议时,团队会满怀雄心壮志地投入工作,但到一天结束时,人们通常会筋疲力尽。有时候,你可能会发现,你希望完成的任务只有60%左右能完成。不要有压力;团队的凝聚力和方向感是无价的,它为你们在一起的时光以及分离和相聚都定下了基调。

在此期间,通过概述行动项目以及预先安排的后续会议制定明确的行动计划来保持势头。在网上建立一个协作的地方,让每个人都能在每个会话中加入他们的笔记和共享平台,这对参考和填充任何空白很有帮助(当然,我们是在Evernote Space印象笔记空间中实现这种功能的)。看看每个人的笔记是如何变化的是一件很有趣的事情,能看到完全相同的内容是如何导致不同的观点和结论的。最重要的是,在异地会议结束时,向与会者征求反馈意见,以确保每次季度会议都要比上次好。


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