MICE Y | 咱就是说：活动的导引系统该怎么做？

作者：闫伟

如果新参加一场活动，那么现场的方向怎么来获得呢？肯定是活动的导引系统（我总会说是指示系统）。试想，你在一个陌生的地方，没有清晰的“导航指南”，参加活动的心情能不受影响吗？

前两天看到在成都的一场线下演唱会，由于主办方在组织和执行方面暴露出许多问题，据网上歌迷的反映，因为主办方的原因上千名歌迷被堵在检票口，错过了演唱会的开场，在过程中无法找到正确的入口浪费时间，现场志愿者的功能几乎丧失，部分歌迷还反映现场指示系统无效，从体育场的北门绕道南门，在现场的观众还因为没有领到“限量版”的雨衣，直接被春雨“光顾”，甚至现场还有头戴塑料袋的歌迷为自己的偶像打call，场面混乱，真心觉得痛并不快乐着。

看到这样的新闻，职业习惯会告诉我，活动的主办方至少在场地规划和导引系统设置方面肯定出现了一些问题，那么活动的导引系统究竟应该怎么做？

01、搞清楚场地情况地才是根本

本就是因为一个目的而聚到一起，每个参加活动的人都希望清楚高效的抵达自己想要去的地点，见到自己想要见到的人。假设场地的信息并没有被主办方消化，或者主办方不重视各个会场之间的关系和连接，那么参加的人最起码在“方向”这件事儿上肯定会受苦了。如何让一群有固定方向的人也要有导航一样？这是一门学问。

场地是关键。无论是会议还是展览，还是演唱会，或者是奖励旅游等综合性活动，活动前的踏勘工作非常重要，直接决定后续团队的工作规划和动线设计，一方面要多个角度观察了解场地，另一方面也要提早和尽可能高频率的去观察场地。在实际操作过程中，往往拿到场馆的3D图就开始后续的工作了，可是设计图纸终究会与现场情况有一些差别，笔者认为，任何活动都是要做万无一失的准备，但现场为王，如果不能根据现场实际情况来调动工作，那么终将会为后续的工作埋一些隐患。

隐约记得在中国会议产业大会的组织工作中，每次踏勘场地的次数不低于5次，最高纪录是8次，服务商自然是叫苦不迭，场馆方的服务人员也有微微不爽，没办法，再熟悉的场馆也要重新踏勘，每次活动内容不同，自然在使用场馆方面也会不同，防患于未然是对所有参会嘉宾最大的负责。

不同类型的场地导引系统规划方法和方案不同。常规的场地相对好一些，比如会议型酒店、专业会议展览中心，甚至一些经常举办活动的特色场所，但是有一些地方的专业会议展览中心也要具体的查看一下，不仅会有因为造型而出现导引路线比较“奇特”的问题，还有就是门太多，安全出口太多，限制也自然会繁琐一些，这些都应该特别注意。

此外，体育场馆是最难制定相对完美导引系统的场地，主要还是在于其特别的功能性，以及现场会有不同的限制，开始前一天和当天的安保要求都会有所不同，所以一定要注意出入口位置，进场后的座位安排以及各个区域之间划分之后的连接点，这些都是放导引标识或安插志愿者的关键点位，标识需清楚明了，志愿者一定要培训到位，熟悉地形。

02、不能大意，导引系统是一套系统

活动现场的导引系统主要承担着指示方向和提示信息的双重作用，只有文字没有图案，或者用图案来代替文字，都是不可取的选择，特别是重要的信息一定不能大意，比如会场名称、会场方向、示意图等，甚至在有条件的情况下，音频和视频也要合理应用，起到告知和提示的作用。

之所以说是一套系统，就是在动线设计方面，是要站在参会者的角度来进行全方位规划。从参加活动的人踏入到场地的第一步开始，如何走下去，考验的是主办方“办会的艺术”了，原则就是让参会人可以第一时间知道自己的位置；当然，不排除一些人忽略指示系统的存在，但主办方要尽可能在人员集中的地点或者超过两个方向的汇合点，一定放上醒目的信息提示或指示物料，可以有效防止现场迷航。

另外，建议现场的引导志愿者一定要由专人带领志愿者亲自在会场看一看，做好必要的培训。他们也是指示系统中的重要一环，他们掌握信息的完整度决定了参会者对活动的满意度。

03、共享一些导引系统规划的经验

1、一定站在参会者的角度来设置指示标识和志愿者；

2、现场为王，对场地的现场和周边环境勘察的越仔细，做出的导引系统越精准、有效；

3、指示标识制作物的图案和文字要大，尤其是箭头和场地信息，颜色鲜明，质量必须结实耐造；

4、要有专门的小组负责导引系统的规划、制作、管理和维护，小组成员一定要体力和方向感俱佳；

5、导引系统的制作物上的信息不能太多元，最好就是场地信息、时间和方向；

6、室外的导引制作物务必保证其“吨位”，要压得住；

7、导引志愿者必须在场地的现场培训，一定要在现场；

8、指示制作物最好放在场馆具有代表性的位置，或者有较为明显的参照物附近，方便志愿者给予参会者指引；

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我是一个正在学习的会奖人，以上是个人的实战经验，还希望各路在一线的精英给予指正，相互学习。

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关于活动中的导引系统，您还有什么好的建议？欢迎来搞