——访大新华（北京）会展控股有限公司第一事业部总监 曾子耀
防疫常态下，疫情对会议活动的消极影响将会越来越小，而会议活动的数量正在逐步恢复。会议产业链上的从业人士普遍感受到，“变化”贯穿了产业的上下游，或略有微调，或大刀阔斧，这些变化对会议行业本身产生了不可估量的作用。不可否认，突发的疫情让会议活动的数量和规模都出现了一定量的下滑，直接造成会议行业的整体效益减少。在这样的市场环境下，之前并未过多引起注意的一些预算少、日程简单、标准，举办频率较高的会议活动⸺统称为“小微会议”开始呈现出另一番欣欣向荣的盛况，其凭借稳定的收益，可观的举办数量、频率，在会议市场中“平步青云”。本刊记者对话大新华（北京）会展控股有限公司（以下简称大新华会展）第一事业部总监曾子耀女士，探讨在大型会议活动缩水的背景下，“小微会议”带来的“大学问”。
小微会议，也称作是小型会议。包括巡讲、城市会、销售会、培训会等等多种类型，是分布在各地高频次小规模会议活动的统称，曾子耀告诉笔者，小微会议的规模可以堪称是海量，“根据各个公司情况的不同，对于小微会议的定义也不同，通常根据会议的整体金额来定义，一般5万以内的会议被定义为小微会议，但也有公司定义8万以内的会议为小微会议，这也只是各自公司的标准不同。”
从商业运营的角度来看，大型会议活动虽然组织流程繁琐，执行复杂，但是可观的经济收益使其成为“香饽饽”。疫情的出现让市场的热度骤降，曾子耀感受颇为明显，不但活动数量减少，而且大型会议活动更是凤毛麟角，“其实从疫情之后，大型活动的数量确实减少的非常明显，但是小微会议的数量不降反升。”她表示之前平日里不太惹眼的一些小微会议项目开始彰显出强大的“ 持续作战能力”。
以大新华会展的会议数据为例，曾子耀向记者介绍了不同预算金额的会议数量变化情况。其中，大新华会展近两年每年承接的会议总量6000余场，2019年5万元以内的会议占全年总量的51%；而2020年5万元以内的会议占全年总量的61%。“小微会议占总会议数量的比例增加了10%，这个变化值得我们去关注。”曾子耀分析，从2020年疫情以来，会议规模趋于小型化，区域化，小型会议的数量越来越大。这种趋势体现在各行各业中，而又以医药行业最为明显，曾子耀告诉笔者，近两年大新华会展承接的某医药公司会议总数每年都有近千个，其中2019年预算为5万元人民币以内的会议为300余个；2020年预算为5万以内的会议为800余个。显然，医药行业的小微会议数量增加了近2倍。
“我个人觉得这种势头还会在未来1-2年内持续。”曾子耀表示，疫情期间，中大型会议活动取消或推迟，或者改为线上举办，并且由于国际嘉宾不能线下出席，因此许多会议的总体预算开始下降。此外，经过疫情的洗礼，中大型主办方开始将会议拆分为区域性的会议，即便是举办线下活动，也变成以区域为核心召集周边参会者出席的形式。由以上种种总结可见，虽然小微会议在组织策划上并不“精彩”，但是其庞大的数量和稳定的效益收入是值得关注的，也足以宣告其成为后疫情时代会议市场中不可忽视的有生力量。
小微会议的特点是会议总预算费用较低，但举办频率较高，尤其以医药行业的会议居多，在会议流程、采购范围等方面也会涉及到各类资源，只是具有其独特的特点。比如场地、餐饮和交通方面需求简单，住宿采购较少，会议现场制作物也相对规范和简单。从采购资源的类型分析，曾子耀认为，小微会议对资源的需求更加多元，由于采购预算有限，所以在资源采购方面有更多的选择，“比如对于小微会议来说，一间咖啡屋，一间读书室等非常规场地都有可能成为客户采购的对象。”曾子耀说，“钱多好办事，但钱少也要好办事，这的确是对执行公司和服务方是一项非常重大的考验。”当然，由于小微会议策划的内容基本较为规整，在执行层面相对简单，但对于主办方来说，越是简单越要合规，需要规范的操作和监督，其要求和审核标准并不会降低。
以会议策划人的角度来看，小微会议具备会议活动一切必需的要素：组织执行、场地执行、交通餐饮……只是受限于较低的预算费用。麻雀虽小五脏俱全，正如之前提到的多元化需求，“小微会议可以说是最标准的一种会议形式，从采购到执行，再到后期的结算，是标准化最容易覆盖的领域。”曾子耀告诉笔者，一直以来，标准化对于会议行业来说是非常困难的事情，策划多样、执行复杂，甚至牵涉不同行业的中大型会议活动无法用“标准”来定义，但是对于小微会议来说，标准化反倒是可以实现。“如果客户的小微会议数量众多，涉及到的地区也是多重多样，那么让执行公司安排专人来监督每一场会议的执行情况，工作量绝对是几何级，同样带来的费用消耗也会增加。”曾子耀告诉记者，大新华会展从实际情况出发，积极引入互联网工具，通过线上系统解决线下小微会议的采购、执行以及合规等具体的问题，帮助主办方解决痛点。一方面，“小微会议+线上系统”的组合在一定程度上实践了会议服务的标准化；另一方面，这种标准化服务将为更多会议活动提供详实的数据和案例。从这个角度来看，小微会议服务的标准化对于中国会议行业整体标准化发展具有重要的参考价值和推动作用。
在看到小微会议优点的同时，曾子耀更关注这类会议的痛点。“事物都有两面性，小微会议也有很多痛点。”从会议举办目的地方面来看，中国境内的小微会议项目覆盖了国内超过50个城市，但这其中一二线直辖市及省会城市的会议频率更高，四五线城市会议频率较低，“很多城市去过一次就不会再次选择，特别是四五线以下的城市。”这样的目的地选择特点也给采购和执行工作造成了一定的影响。由于这些会议需求报价时间紧张，其变动性较大，会议地点选择在三四线甚至更加偏远的城市，会议服务资源不方便寻找，或者当地资源的配合度和专业度不足，极有可能影响到会议本身的举办。曾子耀认为，承接大量小微会议对专业的会议公司来说是一项挑战：公司不仅要有更加丰富多元的会议服务供应商网络，以保证和控制成本，确保执行力度，而且还要时刻紧绷合规的神经，以确保每一场会议都能“顺利结算”。
对于专业会议公司来说，小微会议是培养专业人才队伍最有效的方式之一。“毕竟这个行业的熟手都是来自实践，虽然小微会议占据了公司一定的人力资源，但是从长远来看，对于公司培养专业人才来说是非常不错的方式。”曾子耀认为，这些流程标准的小微会议各项要素完整，也是新人历练的最好战场。
而对于会议资源服务商来说，小微会议的采购较为常规，因此曾子耀建议，供应商不妨可以通过制定套餐的方式，与执行公司行程有效配合，“以酒店为例，针对小微会议活动可以推出更多‘场地+茶歇=餐饮’的套餐，希望可以提供更加优惠的价格或者政策，同时提供管家式服务，甚至还需要帮助执行公司做更多专业的服务。”当然，不管是场地还是地接服务，都需要做好合规培训，制定针对不同类型客户的服务和结算标准。曾子耀认为，这样既有利于顺利完成更多会议项目，而且也帮助会议资源服务商自身得到更专业、更全面的发展。
见微知著。从长远来看，大会变成小会的趋势很明显。从曾子耀总监的观点中笔者认为，尤其在这次疫情之后，线下会议活动的组织受到了非常严重的影响，甚至更多主办方在给到会议活动的预算也开始缩减。毕竟，如果经济效益无法得到持续的保障，那么许多主办方自然也不会投入更多的预算来筹办各种类型的会议活动。
越是在艰难时刻，人们也似乎阅能认识到，线下的会议活动仍然是信息沟通、交流互动的重要方式，会议活动回归其本质，还会有相当可观的市场前景。“不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江河”。系统性的将小微会议集中起来，必将是一股非常强大的力量，对于困难时期的会议市场来说，它是一种小确幸，帮助产业链上的企业继续活下去；而当标准化和专业化成为小微会议的标配，这种形成规模的有生力量，也能成就“星星之火”的燎原之势。
《会议》杂志记者：闫伟
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