会议业的价值源于不确定性

分享到微信

扫一扫,直接在手机上打开

有幸阅读会议圈里知名自媒体人“楚有才”老师的文章——《会议人如何应对Last Minute的需求变更?》,结合笔者的从业经验,确实深有感触:作为一场会议活动,往往诸多需求在会议举行前都还在变动,永远不存在已经确定改的“完美计划”,可仍然要强撑笑脸,会议人需要对困难一一做出回应,还要做的漂亮。“作为会议和活动行业从业人员,必须承认一个事实,那就是我们面对的项目的lead time越来越短。”成功,那就是你的本分,失败,那就是会议人的锅……文章字眼儿中透漏出的无奈,确实只有从事会议活动行业的人才能真正的品咂出来。

作为会议行业的晚辈——笔者也经历过一些会议活动的策划、执行和总结工作,在看到文章的第一时间就深深感受到了痛点:为什么会议前确定好的事情总会改来改去?作为一个处女座——完美到病态的服务人员,总是希望给参会者、会议组织者以及媒体呈现最好的效果和结果,但往往事与愿违,在会议开始前的2周内,一些不曾有的改变总会如雨后春笋般冒出来,而整个执行团队在应对这些困难的时候,总会显得有些措手不及,往往并不是因为能力不足的困扰,而是情绪和心态左右了团队的干劲儿。

有计划总比没有的要好!

计划这件事儿对于刚刚涉足到会议行业的人来说,确实是一个非常重要的事情,但是真正进入到“战场”之后,才会发现所谓的计划往往是最容易也是首先被打破的东西。正所谓“计划赶不上变化”,任何一场会议活动,从开始策划到落地执行,总会牵涉到各个部门、各位领导,决定权的零散分配就注定风险等级的提升,越是集中的决定权肯定越是高效,风险当然才会更低,如同打游戏中的一项技能——分摊伤害,对一个目标的伤害虽然降低,但队友的血量都会多多少少受到影响。

可是,在任何一场战斗开始之前,都必须要有作战计划。从会议执行的角度来说,会前的每一个表格和方案都是为了给甲方和乙方各自规定好“ 行动方案”,以达到“完美配合”。就像楚有才老师在文章中提到的,“ 无人做主,无人负责导致前期不能尽快理顺关系是一个大问题,而大多甲方决策者不懂活动的重要性和专业性是更深层次的症结所在。”可是从一个会议服务商的角度来说,从接到客户Brief 的那天起,就“投身到这场战斗中”了。因此,计划往往是对甲方“免疫”的,恰恰对于乙方来说,这些表格和方案是证明自身工作价值的最直接证据,也是日后在出现风险之后,甲方的保命道具。毕竟,“甲方爸爸”的称呼流行,就证明了在会议活动市场中买方市场的局面还会长期存在,这些计划在会议活动结束后还是有一定的作用,虽然在执行过程中是废纸一堆。

转嫁风险不是初衷!

在和一些业内人士讨论的对话中,笔者也听到一些激进的观点:甲方就是懒得管,他们啥也不懂,就是把风险转嫁给我们下面的人,供应商的生活其实很苦的。不可否认,有一些甲方的要求存在不合(jiang)理的元素,甚至对执行方有些苛刻,诸如“彩色的黑”、“方的圆”、“高端大气上档次”一类……我认为,转嫁风险并不是每个会议组织者的初衷,执行方听到以上的类似需求之前,在甲方内部已经受到过这些需求的“折磨”了,那么从执行力上来看,把这些需求放给服务商也是无奈之举,在商业契约精神的基本原则下,既然达成合作,那就要“一起做、一起难”了。

当前会议市场中,很多项目确实前期策划时间短,没有得到深度的分析和验证,再加上决策时间加长,不稳定因素增加,势必活动的风险等级就会逐渐递增。“ 墨菲定律”告诉每一个人:凡事只要有可能出错,那就一定会出错。风险的增加会让甲乙双方都出现紧张焦虑的状态,所以转嫁风险的说法可能更多是乙方站在自己的角度略显“委屈”的说法。这种观念的存在势必会影响甲乙双方的合作,毕竟“战略合作伙伴”是最具战斗力的组合,那么在这种状态达成前,需要会议组织者和会议执行方达成更好的合作关系,当然可能在具体实施过程中,需要执行方做的工作或者付出的努力更多,毕竟买方市场决定着当前的商业伙伴关系。

不确定性是会议行业的真正价值!

会议行业不同于其他,一方面是服务于客户,另一方面又承担着客户的不确定性,确实不像其他的服务行业,有既定的标准和体系,比如以中介为例,只要通过中介找到优质的资源或者人,那么就必须要和中介一起见证或者一起签订合作协议,那么中介商收取双方的费用无可厚非。对于会议人来说,在完成会议项目的过程中,并非是单一的服务角色,而是跟客户站在一边的“组织者”身份,除了做好具体的落地工作之外,还要根据不同的变化和情况给出更加合理的建议,这是服务业从业者的基本素质。

由于会议行业的特性——准备期长、呈现时间短、承载作用高、不可重来,所以不确定性的长期存在就成为这个行业最大的价值所在。参与一场项目,从战略层面来说,其意义重大,比如2016中国杭州G20峰会,其深远影响远远超出了会议本身,“办好一场会、搞活一座城”;从具体层面来说,正是因为会议的不确定性,才会需要更多专业人士的支持,需要更多基层劳动者解决问题,那么这又何尝不是对企业效益、经济效益和社会效益的最好回馈呢?会议行业的从业者不说神通广大,起码也是多才多智,这些精英最大的价值就是解决问题,特别是“拥抱变化”。

变化常常有,对于会议人来说,一旦面临“ 节骨眼儿”上的改变,那么就需要你有更强大的资源整合力,平时需要做更多的积累和沉淀,这中间不排除要找到一些特别的资源或者人脉,毕竟特别事儿还是需要特别的人去做;需要摆平心态,教育客户虽然一直被从业者提及,但真正改变和吸纳建议的第一人仍然是一线的会议执行者,实践过的方案或者计划才是未来长久生存的财富;当然,还需要在我国的会议行业从业人士,提升专业能力,比如项目管理、财务知识等,这些看似和会议活动不相干,不过真正在不同行业的活动中,这些专业能力绝对是做出精彩活动的重要基石。

有感而发,会议行业的从业者非常不简单,“精英”这个词不足以形容这些人的优秀,尽管面临诸多不确定,但是会议人一次次的拼搏终究会完成“破局”。会议活动具有强大的经济、社会效益及影响力,而这个行业的价值更在于处理这个过程中的任何不确定性!

作者:会议杂志 闫伟

意见反馈

我们倾听您的声音

请留下联系方式,以便及时与您联系!

邮箱
手机
提交
返回 顶部
意见 反馈
关注会链接
一个全新的会议资源采购平台