张凡:展会开幕式的创意与组织

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来源:张凡的会展洞察

展会开幕式,是标志开启展会的仪式,又称为开幕典礼。

开幕式是展会最为常见的配套活动,但并非必备活动。从营销角度看,展览新项目举办开幕式的作用大于老项目。

开幕式活动的创意

显示仪式感和礼仪性,是策划展会开幕式活动的要旨。因此,创意开幕式活动的重点不是内容而是形式。其形式上的创意集中于场地布置、气氛营造、剪彩形式三方面。

场地布置 | 主要是典礼台搭建和背景板制作。在设计上通常强调大气、庄重或热烈。

气氛营造 | 指采用搭建拱门、施放气球标语、安排乐队演奏或鼓乐表演、燃放烟花以及组织观众观看等方式,用以渲染开幕式活动的热烈气氛。

剪彩形式 | 除请出席嘉宾用剪刀剪断彩带、以示展会开幕之外,还可创意多种方式。如2012年9月25日开幕的第9届中国-东盟博览会,时任国家副主席的习近平与东盟各国领导人等14位嘉宾在典礼台上共同拉开系在画卷上的红绸,一幅描绘中国与东盟合作成果和前景的电子图画徐徐展现,瞬间就吸引了全场的目光。

开幕式活动的创意应符合展会主办方的意图,审美应切合展会主题。一般而言,创意新颖且技术手段运用复杂的开幕式活动,投入就越大。

开幕式活动的组织措施

制定组织工作方案 | 开幕式活动基本是在展会开幕的当天上午举行,而且是在展会开馆之前举行,由于邀约出席典礼的嘉宾较多、现场观礼的人群聚集,加之诸多议程需要在短时间完成,故而组织工作并不轻松。因此,需要预先制订方案以避免工作不落实或“打乱仗”。开幕式的组织工作方案包括举办时间、场地及布置要求、邀约嘉宾、活动议程等内容。开幕式场地一般选择在参观者进入展馆正门的室外广场,也有选择在展馆之内的序厅。举办开幕式的时间不宜太长,一般控制在30分钟左右。时间超过一小时,对观众进馆参观会造成不利影响。

抓住重点工作 | 开幕式活动组织工作方案确定后,须明确专人负责抓落实。其重点工作包括五个方面。

一是,邀请嘉宾。要根据展会礼仪或宣传需要,拟定出席嘉宾名单。可以通过电话、信函甚至登门发出邀请。接受邀请的嘉宾,应发送请柬。邀请高级别嘉宾的工作,须按规定程序提前进行(如邀请国家级领导人,须按相关规定逐级请示)。对于外地或境外的嘉宾,要在对方接受邀请后落实接待安排。

二是,确定开幕式议程。一般包括主持人介绍出席嘉宾、主办方代表致辞、嘉宾代表致辞、参展商代表致辞、嘉宾宣布展会开幕、嘉宾剪彩等议程。议程设置可根据主办方的需要而增加,如播放宣传展会的视频短片;也可以简化,如致辞只安排一位嘉宾。在确定议程时,要确定主持人。

三是,对接服务商。对接搭建公司,提出典礼台及背景板的制作要求,审查设计效果图,督促其按时搭建,监督工程质量。对接礼仪公司,确定开幕式气氛营造、礼宾接待事宜。

四是,代拟致辞稿和主持稿。为致辞的主办方代表或嘉宾代表代拟讲稿,为主持人提供主持稿,在开幕式的组织工作中比较多见。

五是,把控服务嘉宾的导引环节。在开幕式活动中,导引嘉宾有两个重要环节:一个是嘉宾登临典礼台,一个是开幕式结束嘉宾进馆参观。前者要导引嘉宾及时登台,并站位无误;后者要导引嘉宾分流参观,并导引高级别嘉宾参观需要推广的展区/展台。此两个环节的导引须事先计划,安排人手负责导引。高级别嘉宾参观环节的导引,应由主办方负责人担任(陪同)。其需在陪同参观过程中向嘉宾介绍展会、引见知名参展商代表。在高级别嘉宾参观展会后,主办方负责人应亲送嘉宾离开展馆。

此外,开幕式现场的影像摄制也不能忽略。

做好现场调度与服务

设置开幕式活动总调度(类似文艺演出的舞台总监),下设嘉宾接待、典礼音响、气氛营造、媒体接待等项工作的负责人,根据开幕式组织工作表的安排,各司其职开展工作。开幕式组织工作表由总调度提前编制,并组织参与人员讨论细节,明确职责。

高级别嘉宾出席的开幕式,须提前组织彩排。彩排应请相关政府部门领导审看,以确认相关工作流程,查找存在的问题。彩排中,要重点演练嘉宾到达展会现场、临时休息、登上典礼台、典礼台站位、开幕式结束后进馆参加(参观路线)、离开展馆以及维安工作等环节。

针对开幕式中易于突发问题的环节,如音响、电子屏幕、典礼台嘉宾站位、礼宾人员服务、天气变化(下雨)、宣布开幕后观众涌入展馆等,制定应急预案,防止关键时刻“掉链子”导致的尴尬或失礼场面。

简化开幕式成为趋势

在中国展览界,长期存在“开幕式举办成功,展会就成功了一半”的说法。本教材不同意这种观点。本教材认为,开幕式并非展会必须的配套活动。举办开幕式对观众的正常参观有一定影响,而且耗费主办方投入。展会成功的标准是客商满意,而不是盛大热闹的开幕式。在国际展览界,热衷于举办开幕式活动的主要是中国主办方,尤其是政府展项目。国外经贸展会很少举办开幕式,即便举办也非常简朴。

因遏制奢靡之风和反对形式主义,国内政府展的开幕式活动在2010年之后受到限制。将展会开幕式与同期举办的大型、高级别会议开幕式合并举办,是一些政府展会的应变举措。这种开幕式在会场举办,其议程作为会议议程的一部分,组织工作较单独举办展会开幕式大为简化。

(说明:此文系《展览项目管理》(张凡  张岚 编著)一书第六章中的一节)


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