ICCA 2020统计分析报告:全球协会会议未来更强大

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数据来源:《ICCA2020会议统计分析报告》

5月31日,ICCA一年一度的国际会议数据统计报告正式发布。与以往不同,本次报告在国际会议的数量统计和区域对比方面,采用了百分比对比法,清楚地反映出在全球国际会议市场遭受到新冠疫情的冲击后,各个区域的国际会议变化情况。ICCA的CEO Senthil Gopinath先生表示,这次的统计报告不仅对过的2020年国际会议市场有一个更深入的研究,还对未来的国际会议市场发展情况做出了更加清晰的展望,ICCA坚信:全球协会会议行业正在进入到一个更加光明、更加强大的未来。

全球国际会议市场降温严重

2020年,一场全球盛行的新冠肺炎病毒,让本就基于线下互相见面的会议行业以及产业链相关企业,第一时间遭受到了冲击。特别是计划与2020年在全球各地举办的各种类型、各种规模的会议活动,基本出现了延期、取消、重新选择举办地或举办场馆等情况,与此同时,部分地区的国际会议项目没有受到严重影响,正常举办。另外,还有一定比例的会议采用了虚拟方式举行,或者是线上线下相结合的方式举行。

根据ICCA统计,在2020年共统计举办8409场国际会议,其中并未受到疫情影响的会议为763场,约占总数的9%;而延期举办的会议则高达3714场,约占44%;通过虚拟方式举行的会议总数为2505场,约占30%;被取消的会议为1211场,约占14%;而通过线上线下混合方式举办的会议有143场,约占2%。

图片图1:2020年总体会议数量及举办情况

从时间分布来看,2020年1月份和2月份不受影响的会议分别为97%、92%,也就是说在这两个月份举办的会议大部分情况没有受到特别的影响。而从3月份开始,能够正常举行的会议已经降低到了29%,其中有29%的会议被取消,25%的会议被延期,通过虚拟方式举行的会议达到了16%;从4月份到12月份,月均延期的会议超过44%,其中8月份延期的会议高达57%,9月份延期的会议也达到52%;与之相比较,被取消的会议反而占比并不是特别多,只有在3月份和4月份分别有29%、27%的会议取消,从3月份到12月份月均取消的会议只有16%。

图片图2:2020年各个月份受影响的会议情况

疫情影响下,虚拟会议成为会议组织者热衷的形式,从3月份开始,虚拟举办的会议逐渐增多,并呈现逐月递增的态势,在10月份到12月份期间,分别有42%、46%和52%,进一步证明越来越多的会议开始选择虚拟的方式举行。

此外,在2020年的全部12个月中,重新选择会议地点举办的比例均不到2%,也可以看出疫情对会议计划本身并没有太大的改变,更多会议组织者愿意通过延期、虚拟甚至线上线下混合方式来举行会议,总体来看,即便是取消会议的比例也不足三成,这也充分说明国际会议市场还存在着一定的活力和需求,特别是从9月份开始,延期的会议逐渐减少,取消的会议也逐渐减少,而通过虚拟方式举行或者线上线下举行的会议逐渐增多。

小规模会议延迟较多
大型会议多为虚拟举行

会议规模来看,1000人以下规模的会议多延迟举行,而超过1000人的会议大多都会选择通过虚拟的方式举行,其中超过3000人的会议最为积极。根据统计看,50-149人、150-249人、250-499人、500-999人四种规模会议的举办情况几乎相同,其中50-149人规模的会议延期的数量最多,达到1128场;250-499人规模的会议延期的数量为957场,150-249人规模的会议延期的数量为796场,而500-999人规模的会议延期的数量为528场,约占2020年总体会议数量的40.5%;以上四类规模会议通过虚拟方式举行的总数量为2176场,约占总体会议数量的25.9%,其中50-149人规模的会议通过虚拟方式举行的数量最多,达到823场。同时,这四类规模会议中,各自取消的比例均在14%左右,而全年不受影响的规模会议多集中在50-149人规模,全年有313场会议不受影响,约占全年总数的12%。

图片图3:2020年受影响会议的规模情况


超过1000人规模的会议更愿意通过虚拟的方式举行,其中超过3000人规模的会议中,有31%的会议选择推迟会期,只有13%的会议取消,48%的会议选择用虚拟的方式举行;2000-2999人规模的会议中,有31%的会议选择推迟会期,18%的会议被取消,有42%选择虚拟的方式举行;而1000-1999人规模的会议中有40%的会议选择推迟会期,但只有37%选择虚拟方式举行,并且有3%的会议选择重新选择目的地。

会议形式改变影响参会者选择

图片图4:2020年会议的参会者比例

会议活动形式的改变,也造成参会者随之改变的局面,并且呈现出新的特点。根据ICCA的统计,在2020年全年参加会议的人数为405.7万人,延期参会的人数为155,8075人,约占总数的38%;取消参加会议的人数为596,079人,占总数的15%;虚拟参会的人数为1509,460人,约占37%。

在不同规模的参会者数据中,最引人瞩目的是在3000人以上规模的会议中,有54.9万人选择通过虚拟方式参加会议,有25.1万人推迟了参加会议的计划,同时也有14.8万人取消了参加会议的意愿;而在250-499人、500-999人、1000-1999人三类规模的会议中,分别有32.9万人、35.3万人、26.2万人推迟参加会议,通过虚拟方式参加会议的人数也分别为19.1万人、20.9万人、25.1万人。

图片图5:受影响不同规模会议的参会者情况

报告分析认为,虽然虚拟会议的参会人数低于推迟参会的人数,但是这些参加虚拟会议的人数更配合,出席率较高,说明在任何条件下和形式下,会议仍然是人们最青睐的商务活动之一。

欧洲和北美市场受损严重
亚洲市场潜力大

从地区来看,非洲地区有50%的会议推迟会议,欧洲也有47%的会议也选择推迟会议,拉丁美洲地区、亚洲地区和大洋洲分别有44%、42%和40%的会议推迟会期;取消会议比例最多的地区为大洋洲,有20%的会议取消,北美地区有18%的会议取消,拉丁美洲地区有17%的会议取消,欧洲、亚洲、非洲地区取消的会议均占各自地区会议总量的13%;在虚拟会议方面,北美地区有39%的会议通过虚拟的方式举行,欧洲地区、中东地区、拉丁美洲、大洋洲紧随其后,而亚洲地区只有25%的会议通过完全虚拟的方式举行。

图片图6:2020年各地区协会会议举办情况

通过数据统计发现,中东市场不受影响的会议比例占该地区会议总量的19%,其推迟和取消的比例为49%,是七大区域中最少的地区,意味着有51%的会议正常举行。此外,亚洲市场有两项数据较为亮眼,第一是其不受影响的会议比例占到12%,紧随中东地区;第二是其有5%的会议是通过线上线下的方式举行的,笔者猜想,这得益于中国地区在抗疫方面取得的成功,虽然国际参会者无法抵达中国,但是通过线上的方式以及在中国境内的代表参加会议,可以保证一些国际会议正常举行。

图片图7:2020年各地区参会者情况

在地区的参会者数据中,拉丁美洲地区和大洋洲地区分别有65%和64%的参会者无法正常参加会议,即推迟参会人员的比例和取消参会人员的比例之和;其中取消参会的比例最高地区是北美,高达27%,这也对国际会议的参会人数有一定影响。欧洲和北美地区有44%、43%的参会者选择参加虚拟会议,也是七个地区中最为积极的区域。数据还显示,大洋洲和亚洲地区分别有6%、5%的参会者在新地方参加会议,其他地区此项比例均不超过2%。

千人以下规模会议成市场主角

不同规模的国际会议数量在全球各地区分别也呈现出新特点。纵观2020年举办会议的总量,50-149人规模的会议达到了2713场,占全年总数的32%,是2020年数量最多的规模会议,250-499人规模的会议达到2030,占全年总数的24%;1000人以内的会议数量为7584场,约占全年总数的90%以上,因此2020年的国际协会会议规模多集中在1000人以内;超过1000人的会议总数约为826场,约占全年总数的10%,大型规模会议较少。

图片图8:2020年各地区会议数量及规模

在区域分布方面,欧洲举办的各类型规模会议数量为4706场,亚洲地区的会议数量为1501场,北美地区的会议数量为980场,分别约占到总数的56%、18%、12%;欧洲地区中,50-149人、150-249人、250-499人、500-999人四种规模会议的数量为1736场、991场、1101场和502场,占区域全年会议总数的92%,说明该地区以1000人以内规模会议为主;亚洲地区中,50-149人、150-249人、250-499人占比例为26%、21%、24%,会议数量相差不多,多集中在500人以内。

技术类协会会议受影响较小

在2020年计划举行的所有会议中,以技术为主题的虚拟会议(48%)和混合会议(3%)的比例最高。与其他协会相比,组织技术会议的协会已经拥有更多的基础设施和/或主办虚拟/混合会议的技术。由于虚拟会议和线上线下举办的会议比例较高,这些技术协会的会议延续率最高,未受影响的会议占到了9%、虚拟会议则为48%,重新选择地方举办的会议为1%,线上线下举行的会议为3%,这四类方式的会议总量共占61%。在技术协会之后,组织以教育为主题的会议的协会的虚拟会议比例第二高,约占32%。

图片图9:2020年会议举办的行业情况

与技术部门一样,教育部门可能在虚拟会议大流行之前就已经习惯了虚拟会议。另一方面,以科学为主题组织会议的协会取消/延期率最高,分别为11%和55%,合计达66%。

虚拟会议流行
为行业带来深远影响

2020年,虚拟会议逐渐增多。在全年的国际会议中,有2648场会议做出了改变,其中有143场会议是通过线上线下相结合的方式举行的,而有2505场会议是通过虚拟方式来举行的,这两种会议方式占全年总数32%,可见,线上线下结合的会议以及虚拟会议正在盛行。

图片图10:2020年参会者数量及注册费对比图

虚拟会议的增加,也给参会者和参会注册费带来一定影响:传统国际协会会议的参会人数平均为908人,而在虚拟会议流行之后,参会者数量比原来增加了448人,增长幅度为50%,帮助会议扩大了参会人群。而在会议的注册费用方面,原来线下国际协会会议的注册费用约为525美元/人,而随着虚拟会议增多,会议注册费用减少了314美元/人,降低为211美元/人,降幅为60%,可见虚拟会议的增多也对会议注册费用产生一些影响,而与参会人数的数据统一来看,笔者也猜想,会议注册费用的降低,客观上增加了人们参加会议的积极性,至于这种现象持续的影响是否存在,还需要进一步的统计和分析。(更多数据报告内容,可登录国际大会与会议协会(ICCA)官方网站下载报告查看。)

总结

与以往不同,国际大会与会议协会(ICCA)发布的2020年年度统计分析报告,用不同于之前的维度来告诉业者,国际协会会议市场在2020年经历了怎样的困难,同样,由于取消和推迟的国际协会会议居多,为各个地区的统计汇总工作造成了一些困难。笔者认为,此次统计报告给业界也带来一些启发:

第一,虚拟会议将在接下来一段时间内流行,成为较为受欢迎的形式,同时也是保证各类协会正常举办会议活动的重要方式;

第二,国际协会会议市场虽然出现短暂的低迷,但仍然具有强大的发展潜力,可以预计的是在疫情得到有效的控制之后,会议支出费用将快速回暖;

第三,全球协会会议仍然是各个国际协会最青睐的商务活动,对既定的会议目的地仍旧具有较强的忠诚度,是会议市场中较为稳定的会议类型。即便是在遭受到疫情,也才有1211场会议被取消,约占总数的14%,而变更目的地举行的会议更是只有73场,只占约1%,这说明即便是推迟的会议活动还是更青睐于原来选定的会议目的地,计划性更强,具有足够的稳定性。 长风破浪会有时,直挂云帆济沧海。正如国际大会与会议协会CEO SenthilGopinath先生说的,虽然在2020年全球协会会议遭受到了不利的影响,但是根据报告中分析的各项数据希望可以帮助协会组织、行业组织、会议目的地主管机构等了解更多信息,与ICCA一起坚信,全球协会会议正在进入更光明、更强大的未来!

点击下载查看“ICCA Annual Statistics Study 2020”原版报告


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