楚有才:会议统计为什么很难?

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每隔一段时间,总有业内友人问我是否有关于中国会议行业的统计数据。但事实上,会议的统计数据很难获取。

为什么会议统计这么难?

其一是统计什么维度的会议,很难达成业内共识。

比如,人数,多少人数以上,2人,10人,20人,50人,不同国家地区有不同的规定。

比如,时间,2小时,4小时,还是8小时以上。

比如,组织,是哪类组织举办,除了协会、政府、企业等传统类别外,虚拟社团社群组织算不算?

比如,地点,酒店、会议场地举办,还是延伸至企业内部的会议室?

比如,形式,是否包括虚拟会议?

……

尽管对会议有了分类和术语国家标准,但是具体统计起来基本没有严格按照GB国标去统计分类,因为其复杂程度更高。

其二是会议规模可小可大,地点分散

不同于展览,一般在展览中心和专有场馆设施举办,这些设施和场馆数量有限,全国的展馆400余座,举办各类展览1万余个,这样基本上很容易弄清楚展览的数量和体量。会议则不一样,会议设施就有十几种之多,总数量不说百万也有数万之多,要统计各类会议无异于大海捞针。还有更多的会议是在企事业机关自有的会议设施举办的,但这些会议一般不计入统计,因为并不产生消费行为和服务行为。

其三是会议具有一定的隐秘性和私密性

尽管很多商业会议会大张旗鼓做营销做推广,吸引赞助商和参会代表。但不容否认大多数会议还是比较中性的,更有很大比例的会议不事张扬,很低调的就开了,越是重要的会议越是隐秘和私密,因为很多大是大非总是少数那几个人定的。即便是酒店的销售人员,他们也只知道某一个团队租了一个会场,究竟这个会议室什么名称和议题,他们无从得知,因此无名无姓的“会议”就没办法进入统计,进入统计的要素一定是包括,主办方、日期、主题、人数、地点场地五要素。

多年来,也有几份国内的会议统计报告,其一是武少源老师基于全国部分城市会议酒店做的会议统计报告,其二是美迪康黄勇做的学术会议统计,他们都花了很大的心血和努力,但总数都比较有限。

HMI的龙寿斌也以每天为单位,向采购了其会议信息的酒店发布所订购的酒店当天举办的会议信息,这些信息通常销售给会议型酒店的销售团队,尽管每个会议都是有名有姓符合会议五要素,但也仅限于北上广深几个城市。由于其搜集方法主要靠人力每天抄写酒店的水牌,因此很难低成本扩大规模。

国际上而言,会议的统计也很难,但是做得好的也只是靠数十年来的坚持积累,比较知名的的统计有这么几家(但也只是在自己的领域做得不错):

其一是ICCA的国际协会会议的数据库,结构化数据和检索都做的不错(查会议协会组织、查会议历史数据、查国际协会的本地会员机构和联系人都很方便),会员单位也从里面获得一些会议市场的商机,但是仅限于符合ICCA标准的国际协会会议,企业会议和政府会议即便是周期性举办的,也不在统计之列。ICCA的数据信息主要靠其数据研究团队定期更新,再就是每年11月-次年2月向会员征集当地举办的会议信息来丰富数据库(申报且经证实符合标准的会议越多,城市排名自然就高)。

(https://www.iccaworld.org)

其二是UIA的国际机构\组织举办的国际会议数据库,UIA收录的协会和国际组织的数量比ICCA多,但其会议数据库的结构化程度和关联性较ICCA弱很多。(ICCA和UIA的会议标准介绍在许锋的《会议业纵论》有比较详细的介绍,具体不再赘言。)

其三是不大出名,但我想推荐给业内人士的是MINT的会议数据库。MINT是国际目的地营销协会(Destinations International)开发的一个会奖数据库,包括18万个历史会议、4万个会议组织机构、13.5万名会议策划人员,从十几年前知道这个数据库以来,十年来其搜集的会议增长量也只有几万,因为主要是靠目的地营销机构的会员录入为主,缺乏一个有效的激励机制。

https://mintplus.org/

以上三个数据库的共同点都是非营利机构的数据库,除了数据库之外,UIA和ICCA还发布年度会议统计报告和城市排名。其中ICCA的排名引用的较多,一是ICCA中国的会员较多,二是ICCA比较重视与会员的联系,每年在全球轮流举办全球年会和数据库培训会,在协会运营和推广上更活跃,三是,UIA有一个致命的问题是把台湾作为国家并列的,这也是国内没有什么会员的原因。

最后谈谈会议信息是否有价值:

回答是很定的,会议作为一个产业,就存在其产业链,从主办方、供给方、承接方、服务方、参与者、赞助方而言自成完整的体系,倘若每一个组织机构每一个轮流定期举办的会议都有一个独特的ID,在数据库之中可查,其价值不言而喻,但由于上述提起过会议信息统计很难,需要长时间的统计、监测、人肉核实,对外又不容易实现商业价值,只能成为非营利机构的一项附加值。

当前,很多会展目的地都在打造国际知名的会奖目的地,这些定期轮流举办的会议本来就是目的地争相吸引的对象。目的地营销机构、会展局其实都想建立一个会展情始数据库,但是实行起来很难,只有使用互联网社会化、社交化手段来维护更新可能是一个不错的选择。

很多产业之中,定时、定期形成规模化的产业链数据本身就是指数的基础,直接指导该行业的投资、交易和买卖,但会议行业不仅太分散,搜集成本高而商业转化难,只有靠非盈利机构和社会化协作来完成。

但作为一个会展大国而言,中国会展产业应该有自己的会展数据库。

(本文缘起于前不久与业内好友胡中华的一次聊天,希望写成文字让更多人思考)

文章来源:公众号 会议圈

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