疫后会展活动设计的15个新变化

分享到微信

扫一扫,直接在手机上打开

新冠肺炎疫情正在改变旅游业、会展活动业、娱乐业等很多行业。抓好常态化疫情防控,需要会展活动做出适应性调整。

“疫后,行业肯定将恢复”,英国新黑色活动公司(The New Black Studio)董事丽贝卡·布雷南-布朗(Rebecca Brennan-Brown)认为,“但会展活动业将大大地不同于以往。”

下面为丽贝卡·布雷南-布朗的见解。

选择了会展活动的策划和组织这个行业,但目前又无事可做,让我们魂不守舍。有太多的事情是我们无法预料的,但毫无疑问,这个行业一定会复苏。

无论是在疫情前还是疫情后,参会参展客人的安全都是摆在第一位的。当我们在会展中心、酒店等场地举办活动时,场地方也必须调整并适应新需求。疫情发生后,很多因素发生了变化,因此,线下会展活动的设计、策划和组织实施都要加以重新思考。

社交隔离措施将很可能持续相当长的一段时间,这就意味着相比以前,现在需要更加重视评估活动的可行性和目的性。

我们花了大量时间跟客户、供应商和同行进行沟通,汇总他们的想法,最后形成了《活动产业的前景》报告。以下是会展活动的设计策划将要改变的15个方面。

1

对更大场地的强需求

High demand for bigger venues

加大物理间隔的最简单粗暴的方法就是加大会展活动场地。我们预计对更大场地的需求将显著增加,因为主办方一定会采取措施尽可能地加大参会客人、参展客人之间的间隔距离。

2

取消剧院式座位

No theatre-style seating

我们公司不是很喜欢剧院式坐席安排,因为这容易让参会者藏在人群中,无法让参会者与他人互动。

Cabaret歌舞表演座位

相对来说, 歌舞表演式座位(cabaret,每张小圆桌通常坐4人)或U型摆台更好一些,这两种摆台方式可“强迫”参会者与同桌、坐在前后的同行进行交流和互动,而且,参会者也容易坐得开一些。

3

无接触式注册签到

No contact registration

注册签到台是一个会展活动搭建里最主要的部分,但提供了大量接触机会,比如说,客人到了签到台、拿到胸卡之前,已经有多人接触了这个证件的表面。因此,需要考虑如何减少接触。

客人在家里或家门口打印胸卡也许是个有效办法,当然胸卡上要有识别码。这同样也适用于磁卡---让客人自己打印用于扫描的识别码。

4

展位之间的距离

Distance between exhibition booths

在展厅里,司空见惯的是展台塞得满满当当,边边角角都是展台。当然现在,这些展厅被用来临时当做方舱医院或食品仓库。

当会展中心恢复营业时,我们要警惕可能的病毒,应把展位和展位之间、展位和展厅的墙/隔断之间的距离放大一些。

5

无人展台

Unmanned exhibition booths

主办方要考虑控制展台上的工作人员的数量。参展企业当然希望多派人手到展台,但如果所有展台都是无人值守的,会不会很有意思?这实际上鼓励展商把注意力放在展会后跟客户的跟进和互动上。

展会上少了小蜜蜂的骚扰、少了尴尬或者感觉不是被“卖给”展商了,这会让观众舒服得多。人与人之间的互动需求会不会占上风?

我们还需要聪明地思考如何保证观众/听众之间有足够的互动,但同时人和人之间的身体接触减少了。如何把展台设计得夺人眼球、有创意将十分关键。

6

再见,圆桌摆台

Goodbye round tables

很多主办方在开会时喜欢把圆桌摆得很紧凑,1.5米直径(5英尺)的圆桌坐10个人。实际上,10人坐在一张圆桌上有点儿挤,不过那是疫情爆发之前的事了。

可以考虑长条形桌子作为替代方案。标准的一个人的宽度是2英尺(约61厘米),不过从行业的实际做法来看,我们应把这个宽度至少翻一倍,即1.2米。一张标准的6英尺(1.8米)x 3英尺(0.9米)桌子,你可以安排5人坐在你左右、展开讨论,同时满足安全的间隔距离。

7

麦克风和APP

Microphones and mobile apps


在会议的问答环节,特别有仪式感的是话筒一路被人递到那个提问者手里(还有专门的工作人员负责递话筒!)。现在不行了,怎么办?

会展活动的APP这时候好像可以大显身手了。现在有非常多的APP应用,可以让参会者用自己手机扫描屏幕上的二维码直接向演讲嘉宾提问,而不再用麦克。

8

消毒站

Sanitiser stations

从今往后,会展活动必备的就是消毒站了。谢天谢地,现在订货容易多了。

在我们看来,消毒站在酒店和会展中心将到处可见。

9

取餐台的变化

Changes to catering stations

会展餐饮的常见形式就是自助餐,但问题是取餐的长柄勺、长柄叉,被那么多人触摸,真的安全吗?

打包餐盒是个很有实际意义的备选项。厨房制作的餐盒,可以大量减少接触,而且卫生是有保证的。

10

咖啡和茶

Tea and coffee

大大小小的会议,都少不了咖啡台和茶水台。桌子上堆满咖啡、茶杯、糖包、茶包,很可能也要变成过去时了。

一次性杯子比以前将用得更多,在现场服务的服务生要得到良好保护。

11

坐着聊

Seated networking

毫无疑问,人们来参会、参展的主要目的之一就是社交联谊,我们需要找到一个可行的方法确保人们能够安全地聊天。

又要保证合适的社交距离,又要保证喝酒聊天的氛围,那坐下来或者类似的做法,快速进行社交联谊,这是较为容易组织和控制的。

12

快速清洁消毒

Quick cleans

组织一个会议活动,必定少不了一个专业的音频视频技术人员(团队)。那么,你现场执行团队是不是一定得有个负责消毒清洁的专业人员?当一大群人离开展厅或会议室时,也许需要有一个人或一组人快速地对场地进行消毒清洁。

跟以前相比,对门把手、各种可接触的表面和设备进行定时清洁消毒,更需要专业技巧和专业用品。

13

标识

Signage

对于一场成功的会展活动而言,标识、引导指示牌必不可少。除了展厅和会场里主办方设置的固定引导标识,需要根据情况随时增加足够的人员举牌引导观众和参会者,或使用电子指示牌。

14

人数减少

Decreased numbers

单场的会展人数减少是个不争的事实,但在可预见的将来,我们必须注意到活动人数将急剧减少。人数更少,意味着被感染的风险更低。

15

环境保护

Environmental factors

虽然新冠肺炎病毒的防范和控制是当务之急,但就我们所在的行业来说,过去多年的关切始终是举办环境友好型的活动,我们为此付出了大量努力。

做好常态化疫情防控措施的同时,我们应珍惜我们投入多年才取得的成果。只要有可能,我们就要减少对资源的浪费和对环境的破坏。

现在科技发展很快,从可生物降解的刀叉到用废弃塑料制成的U盘,我们比原来有更多的选项来组织环境友好型的展会。

来源: 会展BEN

意见反馈

我们倾听您的声音

请留下联系方式,以便及时与您联系!

邮箱
手机
提交
返回 顶部
意见 反馈
关注会链接
一个全新的会议资源采购平台