MICE文档中的“内外有别”

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会奖行业(MICE)是一个知识密集型和经验密集型行业。在工作之中产生大量的沟通、执行交付、文档。

 但事实上,经常容易忽视的一个问题是文件的使用对象存在“内外有别”。

 什么是内外有别?

1.    各类报告,即便是同一份报告内外有别,即给内部看的,也有给外部客户和合作伙伴看的。

2.    各类计划,即便同一事情的计划,内外有别。特别是涉及到人、财、物的计划。

3.    各类方案也是内外有别的。 

为什么有内外有别?

1.    首先是每一个人(每一个阅读者)的关注点不同,侧重点也不同。每个层级关注的内容不同,同一层级,内外又存在不同。

 如果同一份报告和方案,向外部客户汇报,外部客户关注:这份工作的功劳、亮点,回报的内容侧重成绩,要能为客户做嫁衣,成就客户,帮助客户成功的同时也是展现自己的成绩和专业性。侧重展现成果,出品质量。

同一份报告,如果是呈报给内部,除了汇报价值和意义之外,更应该关注的是经验教训、风险管理,能够为自己找出自身的问题和改进方向,为同事提供指导,为领导提供决策依据。因此,内部方案聚焦怎么落地,怎么管控风险,注重细节、查出并分析问题。

所以,开总结报告的时候,要分别召开,分别是对外的还有内部的总结会,准备的材料侧重不一,会后报告也至少有两份。

2.    商业价值信息量的权限不同。

所谓客户有知情权也只是有限和相对的知情权,商业上必然存在各自的商业信息,经营信息、知识产权、数据产权。

有的信息只能内部纰漏,不能对外。即便能对外的,由于涉及到多客户主题,产业存在更精细化的内外有别。比如,承接一个国际大会,一个预算可能有四五份版本,一份是内部业务部门的,一份是本土承办方看的,一份是国际客户(国际组织)看的,每一个版本不仅侧重点不同,收支结构,结算方式和花钱方式也不同,必须分开,这是最考验项目经理识别能力的地方。同时能够让四五份预算版本逻辑自洽是很难的,还要经得起各类交付审计。

3.    内外有别能提高满意度

每个人都很忙,没有时间看信息过载的东西。只提供相关方要看的东西,不仅能规避上述风险和问题,还能提升阅读者满意度,提升专业度。

 怎么样做到内外有别?

 1.    首先问问这份文档是谁看?

很多时候,往往有一个误区,就是把布置任务的人当成了阅读者。领导让你做一份方案,也许是他自己看,也许是他发给客户,也许是他要跨部门的同时看。如果自以为是给领导看的,那么做出来的东西肯定是要返工的。比如,领导要做一份案例分析,可能是他要去演讲,也可能是他要发给客户,也可能是他要发给供应商,最终的读者才是真正的读者。 

所以最高效的方法是:接到问题之后,不妨多问几个问题:

1)  最终是给谁看的?身份是谁?

2)  目的和侧重点是什么?(关注点是什么)需要详细到何种程度?

3)  什么时候要完成,以何种交付物完成(PPT ,word,还是信息图) 

Recap很重要。问清楚之后,最好要复述一下:目的是请对方确认判断是不是理解正确,若是最专业的人士还会写一个简单的书面记录请确认,一般用三五句话写下自己的理解。为什么说的和听得不一样的,从认知角度看,有的人是更善于阅读理解,有的人善于听力理解。Better than read, better thanlisten。 

最好的办法是,在做之前,先做完一个目录大纲,或画一个流程图,给对方确认,不然又是半天时间浪费了,都是巨大的成本、

 以上,明白了对象和侧重点之后,才能内外有别。

2.    判定内外有别的尺度

除了内外有别之外,不同阶段也有别,比如,同样是给客户看的案例和方案,问清是在询价、竞标阶段还是合同签订阶段。不同阶段交付内容详尽程度不一,需要识别。

 对外的文件特别要谨慎,不仅是专业性的体现,也涉及到商业秘密,不能号线办坏事,写了不该写的或者漏掉了需要回报的。尺度把握问题的最简单方法是,发出去之前请有经验的人,相关部门(市场部、财务部)或直接主管审核一下,越是超级公司,流程越慢,需要提前沟通。

 无法识别怎么办?最简单的是反复问,不要怕问和羞于问,问一问,双方的理解都会进一步加深,都能学到东西,甚至会产生改善和妥协的最佳结果。

 对外的文件,不管是否价值高,要在文件醒目位置,如封面右上角注明本文件的阅读对象(如呈现给xxx部门),保密条款(仅限客户项目组内部看、内部保存,妥善保管、未经许可不得纰漏等字样),这样对外部也是一个约束作用,不然你的文件极有可能出现在竞争者的桌面上了。

3.    同理心

最简单的判别是,如果我是文件的读者,为了高效完成工作,我希望获得哪些合理的信息?多以,做的好的报告,都有概要和摘要,尤其是是汇报给大领导的,前面有摘要后面有详情,他没时间就看摘要,有时间就看详情。这是一个简单的博弈论问题(四种组合的最佳博弈)。

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